por Elmer N. Dunlap Rouse
PARTE 3
REGLAMENTO SUGERIDO
Cada iglesia debe tener un reglamento detallado, como a continuación, para proteger sus bienes, comprobar la exactitud y la fidelidad de informes, promover la eficiencia operacional de la iglesia y estimular su cumplimiento. De esta manera la iglesia puede controlar sus bienes, protegerlos de uso impropio y asegurar a su feligresía que actos indiscretos no pueden suceder. Este reglamento debe aparecer escrito y aprobado en las actas de la iglesia.
I. PRINCIPIOS DE CONTROL
A. La responsabilidad de cada uno está claramente fijada.
B. La contabilidad va separada de la operación del fondo.
C. La contabilidad y la operación utilizan pruebas de certeza.
D. Una sola persona no puede realizar una transacción.
E. Los empleados son seleccionados y entrenados.
F. Hay rotación en los empleos.
G. Cada empleo tiene instrucciones escritas.
II. CONTROL SOBRE EFECTIVO
A. Cada persona sabrá exactamente su responsabilidad y a quien es responsable y estas instrucciones serán por escrito.
B. Después de colectar la ofrenda, la misma será guardada en un sitio seguro hasta que las personas designadas puedan contarla. Lo preferible sería un cuarto para esto con mesa, sillas, una calculadora y que el conteo sea inmediatamente después del culto.
C. El tesorero no puede contar ni depositar la ofrenda.
D. Para poder contar la ofrenda, se requiere a dos personas (como mínimo) y se permite que uno cuente sin que el otro esté presente. Tampoco se prohibe la presencia de otras personas.
E. Los que cuentan la ofrenda son seleccionados por los líderes a base de su habilidad y integridad. Estas personas serán entrenadas y periódicamente cambiadas. La rotación de los contadores evita el fraude o que el trabajo sea una carga.
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FECHA __________________________ |
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ESTA PROHIBIDO QUE UNA SOLA PERSONA CUENTE LA OFRENDA |
F. Cada contador contará el dinero por sí mismo para evitar errores. De esta manera se evita que el que deposite se apropie de dinero sobrante o que se alarme en el banco por dinero que falte.
G. Los que cuentan llenarán y firmarán un comprobante del conteo, como el de arriba, desglosando todo cheque con el nombre de la persona que lo hizo y cantidad de efectivo. Una copia de este comprobante será entregada directamente al tesorero y la otra al depositante.
H. Los que cuentan llenarán la hoja de depósito. Cada cheque será entonces sellado por detrás con el sello de goma de la iglesia que tendrá las palabras "Sólo Para Depósito" con el nombre de la iglesia y número de su cuenta.
I. Toda la ofrenda será depositada. No se debe efectuar pagos con el dinero de la ofrenda. Toda la ofrenda es depositada, sin excepciones. Y PUNTO. Además, todo el producto de cualquier préstamo hecho a nombre de la iglesia será depositado. Sólo por la instrumentalidad de un cheque se puede desembolsar el dinero de la iglesia.
J. El depositante responderá por la ofenda si la misma es robada. No es bueno que ese dinero se quede en el edificio de la iglesia. Si la iglesia desea, podrá solicitar al banco una funda con llave para depositar la ofrenda en la bóveda "Night Deposit" que tiene el banco.
III. CONTROL SOBRE CHEQUES
A. Todo desembolso de la iglesia se hace por medio de un cheque. Nada se paga con efectivo.
B. El tesorero está encargado de hacer cheques y nadie más puede tener cheques en blanco en su poder.
C. Todo cheque necesita autorización antes de hacerse. Los líderes de la iglesia proveerán al tesorero una lista de gastos ordinarios y necesarios. También puede efectuar cheques que son necesarios para cumplir con las actas de los líderes. El tesorero debe negarse a hacer cheques si entiende que no están debidamente autorizados, no importa quién los solicite. El tesorero debe seguir su sentido común siendo moroso en pagar cosas dudosas y sólo pagar cuando esté satisfecho de que la iglesia recibió los bienes o los servicios reclamados. Debe ser pronto en informar abusos, excesos, gastos innecesarios y sospechas a los líderes. Compras extraordinarias necesitan una autorización especial escrita y firmada por los líderes.
D. Por lo general, el tesorero, al momento de entregar un cheque, recibirá un recibo o recibos que suman a la cantidad del cheque. Es deber del tesorero guardar los recibos en orden alfabético y velar que no pague la misma cosa dos veces.
E. Todo recibo tendrá la siguiente información:
1. Nombre de vendedor;
2. Dirección del vendedor con teléfono, si alguno;
3. Fecha de la transacción;
4. Descripción clara y detallada de lo vendido;
5. Precio detallado con suma del total;
6. Firma o iniciales del vendedor;
7. Número de tablilla, si es por gasolina;
8. Dirección de entrega, si es por material de construcción.
9. Iniciales de un lider (este paso no es necesario, por lo general, pero puede emplearse si la situación necesita más verificación; otra manera sería que los recibos acompañen el cheque para que las personas que firman puedan verificar los recibos).
F. Es deber del tesorero proteger los cheques en blanco y los cancelados.
G. El tesorero no puede firmar un cheque.
H. Cada cheque requiere dos firmas.
I. Si es posible, los que firman los cheques deben de echarlos al correo en vez de devolverlos al tesorero o al portador.
J. Los cheques se escribirán de la siguiente manera:
1. Con tinta permanente o a maquinilla
2. De tal forma nadie puede alterarlo
3. La cantidad será escrita pegada al extremo izquierdo para evitar que otra persona añada números.
4. Después de escribir la cantidad, una línea recta será puesta para evitar adiciones.
5. Todo cheque y su talón serán enumerados.
6. Todo talón será completamente llenado con gran cuidado, especificando fecha, cantidad, descripción del propósito, a nombre de quién, número de cuenta y balance pendiente.
7. Cheques dañados no son descartados, sino mutilados y guardados. Mutilar un cheque consiste en rasgar del cheque el área de la firma, escribir "NULO" encima del cheque y adjuntar el cheque a la parte de atrás del talón.
8. Es ilegal hacer cheques con la fecha adelantada.
K. Se prohibe firmar cheques en blanco.
L. El número de la cuenta de la iglesia del agua, luz y teléfono aparecerá en el cheque.
M. Se prohibe girar cheques a nombre de "EFECTIVO".
N. El tesorero informará al banco inmediatamente cuando un cheque es robado, perdido, cuando se descubre un error o cuando hay que parar un cheque. Esta información será por teléfono y luego por escrito.
O. Al recibir el informe del banco, el tesorero reconciliará las cuentas y llenará un informe para los líderes, con copia en la tabla de anuncios en la iglesia. Exhibirá también una copia del estado de cuenta. Además debe estudiar cada cheque por las siguientes señas de abuso: (1) alteraciones, (2) falta de firmas, (3) morosidad o (4) endoso.
Es importante seguir estas reglas sin excepciones y los líderes serán los primeros en cumplirlas. Fallar o eliminar un punto perjudica todo el sistema.
IV. INFORME MENSUAL
Cada mes el tesorero rendirá un informe detallado y por escrito de todos los fondos que entraron y salieron de todas las cuentas de la iglesia. En dicho informe aparecerá lo siguiente: balance anterior y posterior del mes, un desglose de todas las ofrendas del mes, las ofrendas especiales, algún otro crédito, como intereses acumulados, una lista de todos los cheques que se escribieron con su número de cheque, a quién, su propósito y su cantidad, algún otro débito como cobros del banco, el número de cuenta de las diferentes cuentas de la iglesia, la firma del tesorero con fecha de firma y las iniciales de un líder de la iglesia autorizado para aprobar el informe. El informe también puede hacer una lista de todas las deudas pendientes a pago. El tesorero se quedará con el original del informe, una copia le será entregada a cada líder de la iglesia y otra copia será puesta en la tabla de anuncios de la iglesia. Vea INFORME MENSUAL.
V. REVISION
En enero de cada año, los líderes de la iglesia asignarán a un hermano, comité de hermanos, o a un contable aparte para revisar todos los efectos de la tesorería tales como informes mensuales, registro de cheques, comprobantes de ofrenda, hojas de depósito, libretas de cuentas de ahorros y estados de cuenta. Dicha persona o comité rendirá a los líderes un informe que certifica la exactitud de todos los registros y la limpieza del sistema de finanzas. Vea REVISION.
VI. PRESUPUESTO
En noviembre de cada año, los líderes asignarán a un comité para preparar el presupuesto anual con estimados para los meses de abril y agosto. En dichos meses el comité hará un informe a los líderes comparando los gastos de la iglesia con las proyecciones del presupuesto. Vea PRESUPUESTO.
VII. FONDOS DE OBRAS COMPARTIDAS
A. Actualmente en Puerto Rico hay obras compartidas entre varias iglesias, tales como:
1. Boletín de Las Iglesias de Cristo en Puerto Rico
2. Fondo Pro Publicaciones
3. Fondo Víctimas del Huracán Hugo
4. Fondo Haití
5. Fondo Pro Edificio de Arecibo
6. Seminarios
7. Centro de Retiros de las Iglesias de Cristo, Inc.
B. Estos fondos deben de tratarse igual que la ofrenda local de la iglesia.
1. Se deben depositar todos los fondos en el banco y solamente hacer devoluciones mediante cheques con dos firmas.
2. Si una obra es permanente deben abrir una cuenta especial para este propósito. Si es temporera, pueden depositar los fondos en cualquier cuenta de la iglesia.
3. Deben de orientar a las iglesias o hermanos que no envíen el dinero en sobres con la palabra "FONDO" en la dirección de la carta. Empleados corruptos en el correo se los echan en el bolsillo y no llegan a su destino. Debe dirigirse a la iglesia o otro nombre que no indique que contenga dinero o cheques.
4. Los que reciben los sobres deben tratar cada sobre como una ofrenda de la iglesia. Sólo se puede abrir los sobres en presencia de dos o más, que no incluyen el tesorero, y estos llenarán un comprobante de ofrenda en duplicado con la siguiente información: nombre y dirección del donante, cantidad, número de cheque o giro, la fecha en que fue recibida y las firmas de los dos que abrieron el sobre. El sobre se unirá al comprobante del tesorero.
5. Debido a que algunos cheques no llegan a su destino, porque (a) nunca fueron enviados; (b) se extraviaron en el correo o fueron robados; (c) fueron depositados en una cuenta equivocada, es necesario hacer informes. Los que contribuyen tienen el derecho de saber cómo se utilizó su dinero y pueden reclamarlo si no se usó para el propósito por el cual fue donado. Dichos informes pueden ser mensuales, trimestrales o anuales pero deben de anunciar cuándo los participantes pueden esperarlos. Si una iglesia o obra se rehusa a dar informes, uno debe preguntar a los directores, "¿Qué están escondiendo?" y hacerlos saber que uno jamás volverá a dar un centavo hasta no le envíen un informe completo y detallado.
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